Política de Tratamiento de Datos Personales

01Identificación del Responsable

Hellman Sebastian Salcedo Delgado (nombre comercial NubiColombia), identificado con NIT 1063816105-8, que opera la plataforma y marca NUBI (en adelante, “NUBI”, “nosotros” o el “Responsable”), es la responsable del tratamiento de los datos personales que se recolectan a través de sus canales: el asistente conversacional con inteligencia artificial disponible en WhatsApp, el sitio web nubicolombia.com y los demás canales que habilite.

02Objeto y alcance

Esta Política establece los criterios con los que NUBI recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime datos personales, y los mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos. Aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por NUBI o por los Encargados que actúen por su cuenta, y es de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores, contratistas y aliados.

Son titulares cubiertos por esta Política: (i) usuarios que solicitan pedidos o mandados; (ii) domiciliarios o repartidores independientes; (iii) negocios aliados y sus representantes; (iv) visitantes del sitio web; y (v) aspirantes, proveedores y colaboradores.

03Marco normativo

Esta Política se expide en cumplimiento de, entre otras, las siguientes normas vigentes en Colombia:

• Artículo 15 y 20 de la Constitución Política (derechos a la intimidad, al buen nombre y al habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2), que compila el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos, y el Decreto 090 de 2018.
• Ley 1266 de 2008, en lo aplicable a información financiera, crediticia y comercial.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y Ley 527 de 1999 (comercio electrónico y mensajes de datos).
• Ley 2300 de 2023, que regula los canales, horarios y frecuencia de contacto con consumidores.
• Ley 1273 de 2009, sobre protección de la información y de los datos.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V, y la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.

04Definiciones

05Principios que aplicamos

En todo tratamiento NUBI observa los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Adicionalmente aplicamos los principios de minimización (solo pedimos lo necesario), responsabilidad demostrada y privacidad desde el diseño.

06Datos personales que tratamos

Los datos que recolectamos dependen de la relación que usted tenga con NUBI:

07Finalidades del tratamiento

Usuarios

• Recibir, interpretar y gestionar las solicitudes enviadas por WhatsApp, y crear, asignar, hacer seguimiento y entregar pedidos.
• Compartir con el negocio aliado y con el domiciliario asignado los datos estrictamente necesarios para cumplir el pedido (nombre, dirección, teléfono y detalle del pedido).
• Procesar pagos, reembolsos, cupones y programas de referidos, y emitir soportes y facturas.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, garantías y solicitudes de calificación del servicio.
• Enviar notificaciones transaccionales sobre el estado de los pedidos.
• Enviar ofertas, promociones y novedades, solo si usted lo autoriza de forma separada, con la opción de retirar esa autorización en cualquier momento.

Domiciliarios

• Gestionar el registro, verificar la identidad, los documentos del vehículo y los antecedentes, y habilitar el perfil. La fotografía sosteniendo el documento la compara una persona del equipo con la del documento: no se usa reconocimiento facial ni se crean plantillas biométricas.
• Ofrecer y asignar servicios según la zona y la ubicación, y permitir el seguimiento del pedido por parte del usuario.
• Liquidar y pagar ganancias, y llevar el historial de entregas y calificaciones.
• Prevenir el fraude y garantizar la seguridad de usuarios, negocios y domiciliarios.

Negocios aliados

• Verificar la existencia y documentación del negocio, publicar su catálogo, horarios y ubicación.
• Enviar pedidos, liquidar ventas y comisiones, y generar estadísticas del negocio.

Finalidades comunes

• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.
• Mantener la seguridad de la plataforma, detectar usos indebidos y resolver incidentes.
• Elaborar estadísticas y análisis con información agregada o anonimizada para mejorar el servicio.

08Uso de inteligencia artificial

NUBI usa sistemas de inteligencia artificial para prestar su servicio. En atención a la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, informamos lo siguiente:

• Interpretación de mensajes. Un modelo de lenguaje analiza el texto, las notas de voz y las imágenes que usted envía para entender qué necesita y convertirlo en un pedido.
• Lectura de documentos (OCR). Cuando un domiciliario o negocio envía un documento, un modelo de visión extrae los datos para agilizar el registro. Los resultados se almacenan cifrados.
• Revisión humana. Las decisiones que producen efectos significativos, como aprobar o rechazar el registro de un domiciliario o de un negocio, las revisa una persona. Usted puede pedir que una persona revise cualquier resultado generado por la IA que lo afecte.
• Sin entrenamiento con sus datos. Contratamos los proveedores de IA en modalidades en las que sus datos no se usan para entrenar modelos de terceros. No usamos las imágenes de documentos para reconocimiento facial ni para crear plantillas biométricas.
• Minimización. Enviamos al proveedor de IA solo la información necesaria para cada tarea.

09Datos sensibles y de menores de edad

Algunos datos pueden ser sensibles, por ejemplo la ubicación en tiempo real, la fotografía del documento de identidad o la información de salud que un usuario incluya en un pedido (como una fórmula médica). Respecto de estos datos:

• Usted no está obligado a autorizar su tratamiento. Si no lo autoriza, es posible que algunos servicios no se puedan prestar (por ejemplo, el registro como domiciliario sin verificación de identidad).
• Solo los tratamos con autorización explícita, informándole cuáles datos son sensibles y la finalidad.
• Aplicamos medidas reforzadas de seguridad, como cifrado y acceso restringido.
• El tratamiento de la información de antecedentes se limita a verificar la idoneidad para prestar el servicio de domicilios y no se comparte con usuarios ni negocios.

Los servicios de NUBI están dirigidos a mayores de 18 años. No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes. Si detectamos que se han suministrado, los suprimiremos, salvo que exista autorización del representante legal y el tratamiento responda al interés superior del menor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

10Autorización

NUBI solicita la autorización del Titular de forma previa, expresa e informada, a más tardar al momento de recolectar sus datos. La autorización puede obtenerse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, por ejemplo aceptando esta Política en la conversación de WhatsApp o en el sitio web.

NUBI conserva prueba de la autorización (fecha, hora, número y mensaje de aceptación). No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: información requerida por autoridad en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, y tratamientos con fines históricos, estadísticos o científicos.

11Encargados y transferencias internacionales

Para operar, NUBI transmite datos a proveedores tecnológicos que actúan como Encargados, bajo contratos de transmisión que los obligan a tratarlos solo según nuestras instrucciones, con medidas de seguridad y confidencialidad (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Algunos están ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, país que la SIC ha reconocido con nivel adecuado de protección.

NUBI no vende ni alquila datos personales. Solo los comparte con negocios aliados y domiciliarios en la medida necesaria para cumplir cada pedido, y con autoridades cuando la ley lo exija.

12Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez agotado el trámite ante NUBI.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro, acreditando su calidad.

13Deberes de NUBI

Como Responsable, NUBI cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar el ejercicio del habeas data; conservar la prueba de la autorización; informar la finalidad del tratamiento; conservar la información con seguridad; mantenerla actualizada y rectificarla; exigir a los Encargados el cumplimiento de la ley; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; e informar a la SIC los incidentes de seguridad.

14Procedimiento para consultas y reclamos

Puede enviar su solicitud al correo hellman.salcedo@gmail.com o escribir al teléfono / WhatsApp +57 315 867 8716, indicando su nombre, identificación, datos de contacto, la descripción de lo que solicita y los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo haga, se entenderá que desistió.
• Mientras se tramita, marcaremos en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”.
• La supresión o revocatoria no procede cuando usted tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Antes de acudir a la SIC, debe agotar este trámite ante NUBI (requisito de procedibilidad, artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

15Área responsable

El área responsable de atender las solicitudes de los titulares y de velar por el cumplimiento de esta Política es el Oficial de Protección de Datos Personales de NUBI, a quien se puede contactar en hellman.salcedo@gmail.com.

16Seguridad de la información

NUBI adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas:

• Cifrado AES-256 de los documentos de identidad, licencias, SOAT y comprobantes, que se guardan fuera de cualquier carpeta pública y solo se pueden ver con enlaces firmados que vencen a los 15 minutos.
• Cifrado en la base de datos de la cédula, los datos bancarios (número de cuenta y titular) y las direcciones de entrega y residencia, y de los resultados del procesamiento OCR.
• Registros del sistema sin datos personales legibles: los números, correos y cédulas se enmascaran.
• Prueba de cada autorización: fecha, canal, forma de aceptación y versión de esta Política.
• Autorización explícita y aparte para los datos de salud (pedidos a droguerías) y confirmación de mayoría de edad para la venta de bebidas alcohólicas.
• Supresión automática de los datos cuando se cumplen los plazos de conservación de esta Política.
• Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS) y control de acceso por roles con el principio de mínimo privilegio.
• Verificación de números mediante códigos de un solo uso con vencimiento e intentos limitados.
• Registro de actividad, copias de seguridad y acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores.

Si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, NUBI lo reportará a la SIC a través del Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, y lo comunicará a los titulares afectados cuando corresponda.

17Conservación de los datos

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los deberes legales:

Cumplidos estos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.

18Comunicaciones comerciales

Solo enviaremos publicidad y promociones a quienes lo hayan autorizado, por los canales que hayan aceptado. En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, los contactos se harán de lunes a viernes entre 7:00 a. m. y 7:00 p. m. y los sábados entre 8:00 a. m. y 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y respetando los límites de frecuencia de la ley. Puede dejar de recibirlos en cualquier momento respondiendo “no más promociones” o escribiendo a nuestro canal de atención.

19Sitio web y cookies

El sitio nubicolombia.com es informativo y no usa cookies de publicidad ni de seguimiento propias. Nuestros proveedores de alojamiento y tipografías (Cloudflare y Google Fonts) pueden registrar datos técnicos, como la dirección IP, para entregar el contenido y proteger el sitio. Si en el futuro incorporamos herramientas de analítica o publicidad, actualizaremos esta Política y solicitaremos su consentimiento cuando sea necesario.

20Registro Nacional de Bases de Datos

NUBI inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC cuando esté obligada a hacerlo según el Decreto 090 de 2018, y mantendrá actualizada dicha información.

21Vigencia y modificaciones

Esta Política rige desde el 23 de septiembre de 2026 (versión 1.0). Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras NUBI desarrolle su objeto y sea necesario para las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares antes de su implementación, a través del sitio web y de WhatsApp, y cuando el cambio afecte la finalidad del tratamiento se solicitará una nueva autorización.